Уничтожение документов с истекшим сроком хранения является необходимой мерой в любой организации, поскольку рано или поздно объемы архивов превысят критические отметки, и новые папки с важными бумагами некуда будет складывать. В связи с этим нужно своевременно осуществлять
утилизацию документов.
Как правильно уничтожать документацию?
Имеется определенные правила списания архивных документов, которые регламентируют ключевые пункты этого мероприятия:
1. Определение ценности бумаг с истекшими сроками хранения. Это выполняется на основании соответствующих нормативных документов. В ходе выполнения экспертизы может выясниться, что некоторые документы имеют историческое или научное значение и их требуется передать в государственные архивы. В результате часто компаниям необходимо привлекать для экспертиз специальные фирмы, которые имеют налаженные связи с учреждениями государственного уровня.
2. Создание Акта о выделении к уничтожению. Данный документ является основанием для проведения дальнейшей утилизации. Чтобы не отобрать архивы, которые не входят в перечень, выделение документов к уничтожению должно происходить очень грамотно.
3. Списание документов. Документация, выделенная для ликвидации, обязана быть выведена из оборота, ее нельзя использовать где-либо.
4. Уничтожение документации на специально предназначенном оборудовании. Шредирование позволит добиться надлежащей утилизации за счет измельчения бумаги с большой скоростью.
5. После завершения работ необходимо составить Акт о проведении уничтожения.
Списание архивных документов – процедура достаточно сложная, в связи с этим привлечение к работе профессионалов поможет реализовать этот процесс оперативно и грамотно.
